Le pilotage opérationnel des projets et programmes est nécessaire pour prendre des décisions au plus haut niveau

Sécuriser les projets stratégiques est une priorité des directions générales. Elles ne peuvent plus prendre des décisions sur un simple reporting financier et constater des retards au pied du mur. Aujourd’hui, pour piloter un programme, il est nécessaire d'avoir de la visibilité sur les sujets opérationnels clés : les étapes / jalons / livrables clés, les risques majeurs et actions associées, ...

C'est avec cette vision que l'équipe de management du projet et/ou la direction générale peut prendre les bonnes décisions pour ajuster le périmètre ou la trajectoire du projet.

Les mails et outils bureautiques utilisés induisent une perte de temps considérable

En général, le pilotage des taches effectuées par les opérationnels du projet se fait au travers de documents bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des mails.

Du coup, "sécuriser" est synonyme de :

• Envoyer un mail ou compte rendu de réunion
• S'assurer par mail / téléphone que la personne a bien reçu et compris ce qui était attendu d'elle
• Re-téléphoner, se déplacer, pour avoir les informations d'avancement pour la réunion suivante
• Relancer régulièrement pour savoir si les difficultés sont traitées
• Envoyer un mail d'information lorsque la tache est terminée

Cela revient à devenir la "super nounou" du fichier Excel et représente un temps considérable lorsque l'on met bout à bout le temps passé par l'ensemble des acteurs.

Et si le temps perdu était exclusivement consacré à travailler avec les acteurs qui rencontrent des problèmes ou à préparer les décisions ?

Ne pas confondre avec l'estimation du reste à faire et la gestion des ressources

L'estimation du "reste à faire" est une vision "comptable" à destination du contrôle de gestion. Elle permet de savoir quel budget il faudrait rajouter pour terminer le projet prévu initialement.

Généralement, la gestion des ressources revient à piloter des enveloppes financières (ressources internes ou prestations au forfait) pour s'assurer de la disponibilité des acteurs du projet au bon moment.

Le suivi du programme au niveau opérationnel permet une meilleure gestion du projet. Il donne des éléments pour décider d'ajuster le périmètre ou la trajectoire, pour tenir les délais, avec les ressources prévues et en gardant un périmètre cohérent.

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